Tout ce que vous devez savoir sur le siège social de votre entreprise

1. Prendre une décision officielle

Le changement de siège social doit être validé par une décision officielle des organes compétents :

• Pour une SRL (Société à Responsabilité Limitée) :
  Cette décision doit être prise en assemblée générale des associés. Si les statuts de la société prévoient que l’organe de gestion peut modifier l’adresse, l’assemblée générale n'est pas nécessaire.
• Pour une SA (Société Anonyme) :
  La modification doit être approuvée par l’assemblée générale des actionnaires. Dans certains cas, le conseil d’administration peut disposer du pouvoir de décider si les statuts le permettent.
• Pour une entreprise individuelle :
  La décision revient au chef d’entreprise. Il doit toutefois effectuer les démarches administratives nécessaires.

2. Modifier les statuts de l’entreprise

En Belgique, l’adresse du siège social est inscrite dans les statuts de l’entreprise. Par conséquent, tout changement d’adresse nécessite une mise à jour des statuts :

• Cette modification doit être rédigée et adoptée selon les règles applicables à la société (ex. : majorité requise lors d'une assemblée générale).
• Si le changement d’adresse implique un transfert dans une autre commune, il faudra également en informer les autorités locales.

3. Effectuer les démarches auprès des autorités compétentes

Le changement de siège social doit être déclaré auprès des instances officielles :

• Déclaration au greffe :
  Déposez la modification des statuts auprès du greffe du tribunal de l’entreprise compétent pour la nouvelle adresse. Cette étape permet la mise à jour de l’adresse dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).
• Documents nécessaires :
  Préparez et soumettez les documents suivants :
  • Copie des statuts modifiés.
  • Procès-verbal de l’assemblée générale ou de la décision de l’organe de gestion.
  • Justificatif de la nouvelle adresse (bail, contrat de domiciliation, etc.).

4. Publier une annonce officielle

La modification du siège social doit être publiée dans le Moniteur belge, l’équivalent d’une annonce légale en France. Cette publication rend le changement officiel et accessible au public, notamment aux partenaires commerciaux et clients.

5. Mise à jour de la BCE et obtention des extraits

Une fois la modification validée et publiée, la nouvelle adresse est enregistrée dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Vous recevrez un nouvel extrait mentionnant la nouvelle adresse. Cet extrait est essentiel pour vos démarches administratives, bancaires, et commerciales.

Résumé des étapes clés :

1. Prendre une décision officielle selon les règles de gestion de la société (assemblée ou organe compétent).
2. Modifier les statuts pour intégrer la nouvelle adresse.
3. Déclarer le changement au greffe et à la Banque Carrefour des Entreprises.
4. Publier l’annonce dans le Moniteur belge.
5. Obtenir le nouvel extrait avec l’adresse mise à jour.

Cette procédure garantit la conformité légale tout en assurant la transparence vis-à-vis des tiers. Si vous avez besoin de détails supplémentaires ou d’un accompagnement spécifique, n’hésitez pas à demander.

Quelle est la différence entre siège social et bureau ?

Le siège social est l’adresse officielle et légale de l’entreprise, où sont centralisées ses activités administratives et stratégiques. Il est inscrit dans les statuts de l’entreprise et sert de référence pour les obligations juridiques et fiscales, telles que la réception des correspondances administratives et juridiques.

Un bureau, en revanche, est un lieu d'activité opérationnelle où les employés exercent des tâches professionnelles. Selon les besoins de l’entreprise, un bureau peut également être considéré comme un siège d’exploitation (le lieu où s’effectue réellement l’activité économique) ou, dans certains cas, comme un domicile fiscal, si les activités génératrices de revenus s’y déroulent principalement.

Qu’est-ce qu’un domicile fiscal ?

Le domicile fiscal désigne l’adresse qui sert à déterminer le lieu d’imposition d’une entreprise ou d’un individu. Il est utilisé par les autorités fiscales pour identifier la localisation principale des revenus et des obligations fiscales.

Pour une entreprise, le domicile fiscal peut coïncider avec le siège social, mais il peut aussi correspondre à un lieu d’exploitation (un bureau, une usine, etc.), si les principales activités économiques y sont réalisées.

En Belgique, le domicile fiscal est crucial pour définir :

• La juridiction fiscale compétente.
• Les taxes locales applicables.
• La base d’imposition de l’entreprise.

Peut-on avoir plusieurs sièges sociaux ?

Non, une entreprise ne peut avoir qu’un seul siège social. Il s'agit de l'adresse légale unique inscrite dans les statuts de l’entreprise, qui centralise ses obligations administratives, juridiques et fiscales.

Cependant, une entreprise peut disposer de plusieurs sièges d’exploitation, également appelés établissements secondaires ou succursales. Ces lieux sont dédiés à des activités spécifiques (production, distribution, service client, etc.) et fonctionnent de manière décentralisée par rapport au siège social.

• Siège d’exploitation :
  Un siège d’exploitation est un lieu où s’exercent concrètement les activités économiques de l’entreprise, comme une usine, un magasin ou un bureau. Contrairement au siège social, ces adresses ne nécessitent pas d’être inscrites dans les statuts, mais doivent être déclarées à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) en Belgique.

Avoir plusieurs sièges d’exploitation permet à l’entreprise d’étendre ses activités et de se rapprocher de ses marchés ou de ses clients, tout en conservant une structure administrative centralisée via son siège social unique.

Solutions de domiciliation proposées par Easy Way

Easy Way propose des services de domiciliation professionnelle pour répondre aux besoins des entreprises, y compris celles qui sont entièrement en ligne. Voici comment ces solutions peuvent vous simplifier la gestion de votre siège social :

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2. Réception de courrier :
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3. Flexibilité légale :
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4. Coût réduit :
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En utilisant les services de domiciliation d’Easy Way, vous bénéficiez d’une solution clé en main pour établir un siège social conforme à la législation belge, tout en restant flexible et compétitif.